Rekisterinpitäjä:
Energy Center Finland Oy
Vällintie 2
36240 Kangasala
info@energycenter.fi
Yhteyshenkilö:
Jouni Salonen
Energy Center Finland Oy
Vällintie 2
36240 Kangasala
jouni.salonen@energycenter.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet:
Energy Center Finland Oy kerää ja käsittelee henkilötietoja tuotteiden ja palveluiden myyntiä ja markkinointia, yhteydenottopyyntöihin vastaamista, tarjouksen jättämistä, tilaussopimuksen tekemistä, tilausten toimittamista, laskutusta ja perintää, asiakassuhteen hoitoa ja asiakaspalvelua, asiakaspalautteiden käsittelyä, liiketoiminnan kehittämistä sekä kirjanpitoa varten. Lisäksi henkilötietoja käsitellään Energy Center Finland Oy:n järjestämiä markkinointiarpajaisia varten.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat:
Rekisterinpitäjän oikeutetut edut
Kuluttaja-asiakkaat
Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on tehdä sähköpostitse tai muilla sähköisillä välineillä tapahtuvaa suoramarkkinointia asiakkaana oleville luonnollisille henkilöille silloin, kun olemme myynnin yhteydessä saaneet tällaiseen sähköiseen välineeseen liittyvän yhteystiedon. Käytämme näitä yhteystietoja samaan tuoteryhmään kuuluvien tai muuten vastaavien tuotteiden ja palvelujen suoramarkkinoinnissa sekä toteutamme suoramarkkinointia muilla tavoin kuten Laissa sähköisen viestinnän palveluista (2014/917, 24. luku) on määritelty.
Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on lisäksi tehdä perinteistä suoramarkkinointia kuluttaja-asiakkaille.
Yhteisöasiakkaat
Käsittelemme oikeutettuun etuun perustuen yhteisöasiakkaidemme (ns. B2B-asiakkaat) yhteyshenkilöihin liittyviä henkilötietoja, jotta voimme hoitaa asiakassuhdetta sekä toimituksiin liittyviä vastuita ja velvoitteita. Mikäli asiakkaan yhteyshenkilö vaihtuu / poistuu asiakkaan palveluksesta, yhteyshenkilön tiedot joko poistetaan tai anonymisoidaan. Saatamme tapauskohtaisesti edelleen säilyttää yhteyshenkilöön liittyvää tietoa, mikäli tuotteen myyntiin ja/tai toimitukseen liittyen yhteyshenkilön kanssa on sovittu asioista, joihin on mahdollisesti tarve palata myöhemmin (esim. toimitukseen liittyen sovitut toimenpiteet, laskutukseen liittyen sovitut asiat jne).
Rekisterinpitäjän oikeutettuna etuna on lisäksi tehdä puhelimitse ja sähköpostitse sekä muilla sähköisillä välineillä tapahtuvaa suoramarkkinointia yhteisöasiakkaille rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinoimiseksi, kuten Laissa sähköisen viestinnän palveluista (2014/917, 24. luku) on määritelty.
Kohdistamme suoramarkkinointia vain niille yhteisöasiakkaiden yhteyshenkilöille, jotka ovat asemansa perusteella tyypillisesti päättämässä tai valmistelemassa päätöksiä tarjoamiemme tuotteiden ja palveluiden hankintaan liittyen. Lähetämme myös uutiskirjeitä nykyisille asiakkaillemme ja nämä uutiskirjeet voivat sisältää tuotteidemme ja palveluidemme markkinointia selvästi erottuvalla tavalla. Toteutamme suoramarkkinointia tapauskohtaisesti puhelimitse, sähköpostin tai muiden sähköisten välineiden sekä perinteisen postin avulla.
Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Mistä keräämme henkilötietoja?
Henkilötietoja kerätään suoraan rekisteröidyltä itseltään esim. arvontalomakkeilla, Energy Center Finland Oy:n internet-sivuilla olevilla yhteydenottolomakkeilla sekä muutoin rekisteröidyn antaessa tietoja esim. sähköpostitse, puhelimitse tai asiakaskohtaamisissa.
Lisäksi rekisteriin viedään tietoja rekisterinpitäjän toimesta aiemman yhteydenpidon pohjalta, esim. aiempi asiakassuhde, myyntitilanne tai muu yhteydenpito. Keräämme tietoja myös julkisista lähteistä, kuten yhteisöasiakkaan internet-sivuilta. Voimme tapauskohtaisesti hankkia rekisteröityjen yhteystietoja myös rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, jotka käyttävät tietolähteinään yleisesti saatavilla olevia tietolähteitä.
Tietojen antaminen ja antamatta jättämisen seuraukset
Henkilötietojen antaminen on edellytys mm. arvontaan osallistumiseksi, tarjouksen ja sopimuksen tekemiseksi sekä tilauksen toimittamiseksi asiakkaalle. Mikäli tarvittavia henkilötietoja ei anneta, ei näitä toimenpiteitä voida toteuttaa. Muissa yhteyksissä henkilötietojen antaminen on vapaaehtoista tai perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin.
Kenelle luovutamme henkilötietoja?
Luovutamme henkilötietoja tarpeen mukaan yhteistyökumppaneillemme (Muutos Digital) ja alihankkijoille esimerkiksi tuotteidemme ja palveluidemme toimituksiin liittyen. Lisäksi luovutamme rekisteröidyn pyynnöstä tietoja rahoitusyhteistyökumppaneillemme rahoituspäätöksen hakemista ja rahoitussopimuksen tekemistä varten.
Luovutamme henkilötietoja tilitoimistolle laskutusta, perintää ja kirjanpitoa varten. Tietoja luovutetaan erilaisiin järjestelmiin liittyen järjestelmätoimittajien pilvipalveluihin, joissa tapauksissa järjestelmätoimittaja toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisena henkilötietojen käsittelijänä. Näitä järjestelmiä (suluissa palvelutoimittaja) ovat mm. sähköpostijärjestelmä (Microsoft), uutiskirjejärjestelmä (Mailchimp), toiminnanohjausjärjestelmä (PiiMega) sekä asiakaspalautejärjestelmät (Aktiivitieto ja Bookit).
Internet-sivujen kävijätietojen analysoimiseksi luovutamme tietoja sosiaalisen median palveluiden evästekäytäntöjen mukaisesti esim. Googlelle ja Facebookille.
Markkinointiin liittyviä henkilötietoja voidaan luovuttaa markkinointitoimenpiteiden, kuten sähköposti- ja puhelinviestinnän suorittamista varten yhteistyökumppaneillemme. Emme myy tai muutoin luovuta markkinointirekisteristämme henkilötietoja ulkopuolisten tahojen käyttöön.
Tietojen siirto kolmansiin maihin (EU/ETA-alkueen ulkopuolelle)
Energy Center Finlinland Oy:n keräämiä henkilötietoja käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti EU/ETA-alueen sisällä. Google Analyticsin tapauksessa tietoja saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle. Googlen tietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyen lisätietoja löytyy täältä: https://privacy.google.com/businesses/compliance/.
Sosiaalisen median keräämiin tietoihin ja tietosuojakäytäntöihin voi tutustua tarkemmin mm. Facebookin tietokäytännössä ja sekä LinkedInin tietosuojakuvauksessa.
Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme kuluttaja-asiakkaan henkilötietoja niin pitkään, kuin asiakkuuden hoitoon (esim. takuukäsittely tai huoltosopimus) liittyen on tarvetta. Suoramarkkinointiin liittyvät tiedot poistetaan markkinointirekisteristä, mikäli kuluttaja-asiakas vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinoinnissa tai peruuttaa antamansa suostumuksen.
Säilytämme yhteisöasiakkaiden asiakassuhteen hoitamiseen liittyen henkilötietoja niin pitkään, kuin henkilö on yhteisöasiakkaan palveluksessa. Mikäli henkilön tehtävät muuttuvat siten, että hän ei todennäköisesti ole enää missään vaiheessa mukana projekteissa tai häneen ei voida kohdistaa enää markkinointitoimenpiteitä tai uutiskirjeitä, hänen tietonsa poistetaan tai anonymisoidaan. Yhteyshenkilömuutosten tiedottamisesta rekisterinpitäjälle on pääsääntöisesti vastuussa asiakas tai yhteyshenkilö itse.
Säilytämme yhteisöasiakkaan henkilötietoja markkinointirekisterissä niin kauan, kuin henkilö on B2B-kontaktina vaikuttamassa yrityksen / organisaation ostopäätöksiin tarjoamiimme tuotteisiin ja palveluihin liittyen. Tämän jälkeen hänen tietonsa poistetaan tai anonymisoidaan. Mikäli henkilö vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan markkinointirekisteristä. Meillä on kuitenkin oikeus säilyttää henkilön sähköpostiosoite ns. markkinoinnin kieltolistalla, jotta henkilölle ei enää kohdisteta markkinointitoimenpiteitä.
Asiakaspalautteisiin liittyviä henkilötietoja käsitellään vain niin pitkään, kuin ko. asiakaspalautteeseen liittyen on aihetta. Palautteen antajan suostumukseen perustuvia henkilötietoja säilytetään, kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa.
Voimme lisäksi säilyttää tarpeellisia henkilötietoja erilaisten oikeusvaateiden varalta niin pitkään, kunnes kanneaika tai syyteoikeus asiaan on vanhentunut.
Kirjanpitoon liittyviä asiakkaan henkilötietoja sisältäviä tositteita (esim. myyntilaskut) säilytämme Kirjanpitolain mukaisesti kuusi vuotta tilikauden päättymisestä.
Tarpeettomat tiedot pyritään poistamaan heti, kun tietoja ei enää tarvita.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme tee automaattista päätöksentekoa tai profilointia kerättyjen henkilötietojen perusteella.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröity voi käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan ottamalla tarvittaessa yhteyttä rekisterinpitäjään, ks. rekisterinpitäjän yhteystiedot.
Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Evästekäytännöt
Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita tallennetaan laitteellesi tiedon keräämistä ja muistamista varten, mm. verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseksi. Evästeillä kerätty käyttäjätieto on anonyymia. Käyttäjä voi estää evästeiden käytön valitsemalla selaimensa asetuksista evästeiden estämisen. Tällöin käyttäjä ei välttämättä voi käyttää hyväksi kaikkia sivuston toiminnallisuuksia.
Käytämme energycenter.fi verkkosivuilla evästeitä (mm. Google Analytics, Facebook, chat) sisällön ja käyttäjäkokemuksen parantamiseksi sekä markkinoinnin kohdistamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin, esimerkiksi ymmärtääksemme paremmin, kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme.
Voit estää evästeiden tallentamisen laitteellesi, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimesi asetuksista. Evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivujen käytettävyyteen.
